Privacyverklaring DIM Arbeidsmobiliteit BV

Bij het verlenen van onze diensten verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. In deze verklaring omschrijven we wie wij zijn, hoe en met welke doelen we uw gegevens verwerken, op welke manier u hier invloed op kunt uitoefenen en wat verder nog belangrijk is om te weten.

Met deze verklaring hebben we geprobeerd om zo helder en leesbaar mogelijk te omschrijven hoe we uw gegevens verwerken. Als u na het lezen hiervan nog vragen heeft, neem dan contact met ons op. Wij kunnen altijd toelichting geven.

Tot slot. Voor ons is het belangrijk om onze dienstverlening zo optimaal mogelijk af te stemmen met u en met onze opdrachtgevers. Dit betekent dat we ons ontwikkelen maar dat ook de verwerkingen van persoonsgegevens kunnen veranderen. We houden u op de hoogte door deze privacyverklaring actueel te houden. Wij raden u aan deze privacyverklaring daarom regelmatig te raadplegen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 januari 2024.

Wie zijn wij?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door:

Denkinmogelijkheden Arbeidsmobiliteit BV, KvK 85895989
Nieuwe Gracht 3, 2011 ER, Haarlem | info@denkinmogelijkheden.nl

Dit betekent dat ook werknemers van DIM Arbeidsmobiliteit uw gegevens kunnen werken. Met hen hebben we afspraken gemaakt over de omgang met uw persoonsgegevens.

Het gebruik van persoonsgegevens door DIM Arbeidsmobiliteit BV

DIM Arbeidsmobiliteit BV verkrijgt persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld de gegevens die u aan ons verstrekt via de website, email, telefoon en app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via derden in het kader van onze dienstverlening. Denk hierbij aan gegevens die wij van uw werkgever krijgen. Hoe en welke gegevens wij voor u verwerken, leest u hieronder.

Persoonsgegevens

Om duidelijk te krijgen welke gegevens wij van u verwerken, hebben we deze in een aantal categorieën ondergebracht. Achter iedere categorie ziet u vervolgens gespecificeerd welke gegevens daarbij horen. De gegevens die u hieronder ziet zijn voor ons noodzakelijk om onze werkzaamheden uit te voeren.

Personalia

• Achternaam, voornaam en initialen
• Adresgegevens
• Contactgegevens: telefoon, email en mobiel nummer
• Geboortedatum
• Geslacht
• Pasfoto

Gezondheidsgegevens

• Rapportage bedrijfsarts
• Arbeidsdeskundig rapport
• Functionele mogelijkheden en belastbaarheid
• Kansen en belemmeringen op de arbeidsmarkt
• Beschikbaarheid
• Beroepswens
• Vaardigheden en competenties
• Aanleiding en doel van onze dienstverlening
• Type traject
• Probleemanalyse, plan van aanpak en bijstellingen
• WIA-beschikking, VA-rapportage UWV of verzekeraar, AD-rapportage UWV en of lekenrapportages van exptertisecentra
• Testuitslagen (assessments)
• Gegevens in het plan van aanpak van uw werkgever

Dienstverband/arbeidsverleden

• Functie, salaris, contracturen, eerste ziektedag en datum indiensttreding
• Arbeidsovereenkomst
• Detacheringsovereenkomst
• Curriculum vitae
• Rijbewijs

Trajectinformatie

• Gespreksverslagen
• Looptijd van het traject
• Sollicitatie-activiteiten
• Zoekprofiel
• Behaalde resultaten

Interactiegegevens

• Digitale correspondentie
• Klachten
• Berichten via de website
• Zoekopdrachten op de website
• Websitelogin (gebruikersnaam en wachtwoord)
• IP-adres

Betalingsgegevens

• Als u als particulier bij ons diensten aanschaft

Doeleinden

DIM Arbeidsmobiliteit BV werkt voor opdrachtgevers zoals voor uw werkgever. Wij geven advies over verzuim en re-integratie en uw werkgever huurt ons in om voor hen de werkzaamheden uit te voeren. Zo helpen wij zieke werknemers bij hun re-integratie naar (ander) werk en adviseren wij werkgevers over verzuim zoals bijvoorbeeld de daarbij behorende wetgeving, kosten op korte en lange termijn en adviseren we over preventie van verzuim. Uw gegevens verzamelen wij dus voor de uitvoering van onze opdracht.

Om een zo adequaat mogelijke begeleiding te kunnen garanderen en om dit doel te kunnen verwezenlijken is het essentieel om gegevens op te slaan in ons beveiligde systeem. Deze doeleinden hebben we voor u op een rijtje gezet en ondergebracht in een aantal categorieën:

Communicatie

• Het onderhouden van contact met u, het maken van afspraken
• Identificatie

Administratie

• Facturering en financiële bewijslast
• Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen
• Het voeren van geschillen
• Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning, samenstellen offerte op naam
• Verantwoordingsverklaring aan opdrachtgever

Kwaliteits- en managementdoeleinden

• Een goede en efficiënte dienstverlening
• Beheer van het cliëntenbestand
• Monitoren van inspanningsverplichting
• Marketingdoeleinden
• Benchmarking
• Managementdoeleinden
• Verbetering van de dienstverlening
• Het afhandelen van klachten, vragen en opmerkingen

Wet- en regelgeving

• Nakoming van wettelijke verplichtingen in het kader van het sociale zekerheidsrecht.

Uitvoering overeenkomst

• Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening
• De re-integratie of begeleiding van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid
• Het verzorgen van trainingen
• Toetsing passend werk, bewijslast keurmerk
• Het bieden van begeleiding naar passend werk, bepalen van zoekrichting, plaatsing op passend werk

Grondslagen

Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u, dan wel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het sociale zekerheidsrecht.

Wij verwerken ook persoonsgegevens, omdat DIM Arbeidsmobiliteit hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:

• Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening
• De bescherming van haar financiële belangen;
• De verbetering en uitvoering van haar diensten;
• Beveiliging en het beheer van haar systemen;
• Uitvoering van overeenkomst waarbij u een partij bent;
• Verantwoording werkprocessen aan opdrachtgevers.

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van toestemming, dan zullen wij hierom afzonderlijk vragen middels een toestemmingsformulier. Op dit toestemmingsformulier hebben wij de betreffende verwerkingen en doeleinden gespecificeerd.

Verstrekking aan derden

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens uitwisselen. Wij kunnen voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden, zoals de IT-leveranciers van onze website en onze systemen, testbureaus of ingeschakelde Zzp’ers. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden maken we gebruik van professionele instrumenten, zoals bijvoorbeeld assessments, trainingen en een vacaturebank. In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden.

Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan derden wanneer wij aan een wettelijke verplichting moeten voldoen. Wij zullen uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Doorgifte van uw gegevens buiten de EER

Uw persoonsgegevens worden niet buiten de EER worden verwerkt. De EER is de Europese Economische Ruimte, bestaande uit de landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland

Wel kunnen uw gegevens (IP-adres, zoekgedrag en systeeminformatie) door derden buiten de EU worden opgeslagen door ons gebruik van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met u.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die wij in deze privacyverklaring hebben genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Uw trajectgegevens bewaren wij daarom maximaal twee jaar na afloop van het traject, waarna ze geanonimiseerd worden. Een uitzondering hierop bevat de door de arbeidsdeskundige van DIM Arbeidsmobiliteit BV uitgevoerde arbeidsdeskundige onderzoeken. De bewaartermijn hiervoor is 11 jaar

Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat DIM Arbeidsmobiliteit zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht. Dit is een termijn van zeven jaar na het vastleggen van de gegevens. Ten aanzien van de medische gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier.

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom heeft DIM Arbeidsmobiliteit passende beveiligingsmaatregelen genomen en vastgelegd in een beveiligingsbeleid. Zo voldoet een aantal van onze IT-leveranciers aan de ISO 27001 norm en hebben wij passende afspraken gemaakt met derden over de omgang met uw persoonsgegevens. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens zijn verschillende medewerkers en afdelingen betrokken zoals bijvoorbeeld onze administratie. Wij hebben ervoor gezorgd dat alleen dat wat strikt noodzakelijk is voor hun werkzaamheden verwerkt mag worden.

Cookies

Op de website worden cookies gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Via cookies worden uw IP-adres en de systeeminformatie van uw apparaat verwerkt.

Uw rechten

U heeft de volgende rechten:

Inzage/rectificatie
Als u bij ons een account heeft via Rapasso (online cliëntportal) dan heeft u direct inzage in een deel van de door ons vastgelegde persoonsgegevens. U kunt dan zelf uw gegevens inzien, indien nodig corrigeren en beheren.

Beperking van de verwerking en wissen
Stel dat er tussen ons een geschil ontstaat of u heeft ergens bezwaar tegen. Zolang dit niet is opgelost, zullen we de verwerking van uw persoonsgegevens stilleggen, ofwel bevriezen. Echter, onze dienstverlening moet wel doorgaan, er is immers een overeenkomst met onze opdrachtgever. Wij verwerken daarom alleen de daarvoor strikt noodzakelijke gegevens tot het geschil of bezwaar is opgelost. Tevens kunt u een verzoek doen om door ons de gegevens te laten wissen als deze niet meer relevant zijn.

Recht op overdraagbaarheid
U heeft ook een recht op overdraagbaarheid. Dit betekent dat u uw persoonsgegevens die door ons zijn verwerkt kunt overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (iemand anders dan DIM Arbeidsmobiliteit). U moet dan een uitdrukkelijk verzoek indienen en het is ook inzetbaar als er een noodzaak ligt voor de uitvoering van een overeenkomst.

Bezwaar/verzet
U kunt natuurlijk ook bezwaar aantekenen. Dit kan onder een aantal omstandigheden:
In verband met uw persoonlijke omstandigheden. Hierbij is het wel van belang dat de verwerking door ons (of van een derde) gebaseerd is op de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Wij staken dan de verwerking van uw persoonsgegevens tenzij ons verwerkingsbelang groter is dan uw belang om de verwerking te staken. Als wij direct marketing uitvoeren en u wilt dit niet.

Intrekken toestemming
Als u ons toestemming heeft gegeven om uw foto te verwerken, kunt u dit natuurlijk ieder gewenst moment weer intrekken. Overigens, via ons cliëntportal kunt u zelf uw foto wijzigen of verwijderen. Lukt u dit niet? Laat het even weten, dan doen wij dit voor u.

Klacht
Uiteraard kunt u ook een klacht indienen. Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door DIM Arbeidsmobiliteit laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen (we hebben een protocol opgesteld, www.denkinmogelijkheden.nl/klachtenregeling), dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bent u wel of niet verplicht uw gegevens te verstrekken?

U bent niet verplicht uw gegevens te verstrekken, echter de verwerking van uw gegevens (zoals wij die hierboven hebben vermeld) is voor ons wel noodzakelijk om onze overeenkomst met uw werkgever (onze opdrachtgever) uit te voeren. Indien u hier moeite mee heeft, neem dan contact op met uw werkgever.

Vragen?

Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar:

Denkinmogelijkheden Arbeidsmobiliteit BV,
Nieuwe Gracht 3, 2011 ER, Haarlem | info@denkinmogelijkheden.nl

Om misbruik van deze rechten te voorkomen vragen wij u, bij indiening van uw verzoek u te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet dan niet om op de kopie uw BSN én uw pasfoto onleesbaar te maken. U kunt hier bijvoorbeeld de ‘KopieID’ app voor gebruiken.

Deze privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door DIM Arbeidsmobiliteit en niet op verwerkingen via websites van derden waarvan een hyperlink is opgenomen op onze website. Overigens wij doen niet aan profiling en/of andere geautomatiseerde besluitvormingen.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 januari 2024..

DIM Arbeidsmobiliteit BV kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.